Algemene informatie

Projectomschrijving

Het voormalige raadhuis was aan het eind van zijn technische levensduur. Het behouden van het raadhuis, rekening houdend met de huidige organisatie- en duurzaamheidseisen, had gezorgd voor een forse stijging van de huisvestingslasten. Hiernaast kende het raadhuis een zeer onvoordelige ruimtelijke en functionele structuur die niet aansloot op de huidige gebruikseisen. Daarom wordt de gemeentelijke huisvesting vernieuwd, waarbij rekening gehouden wordt met de dienstverlening passend bij de vraag uit de samenleving. De sloop van het voormalige raadhuis is inmiddels ter hand genomen.

Op 14 mei 2020 is het raadsvoorstel ‘Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting’ (2020.0000976) vastgesteld. Het nieuwe voorstel gaat uit van één gebouw aan het Raadhuisplein op de plek van het huidige raadhuis. Het wordt een geheel nieuw gebouw, wat we zelf laten bouwen en in eigen beheer houden. Het nieuwe gebouw wordt efficiënter en effectiever in gebruik. Tevens worden de structurele huisvestingslasten lager. Hiermee is rekening gehouden in de programmabegroting.

Het nieuwe gemeentehuis biedt één plek waar de gemeenteraad, het college van B&W, ambtenaren en bezoekers elkaar kunnen vinden en samenkomen. Het is veilig, (multi-) functioneel en een fijne plek om te verblijven en te werken. Het past binnen de cultuurhistorische waarden van Haarlemmermeer en wordt daardoor een herkenbaar gebouw in het bruisende stadscentrum van Hoofddorp. De ontwikkelingen in het stadscentrum en de bouw van het nieuwe gemeentehuis gaan naadloos in elkaar over: het is één geheel.

Het project gemeentehuis valt binnen de kaders zoals omschreven in het ‘Stedenbouwkundig kader (actualisatie) Raadhuisplein en omgeving’ (2020.0003009). Dit plan voorziet in de herontwikkeling van de gemeentelijke huisvesting, in combinatie met het realiseren van woningbouw met voorzieningen en (openbare) parkeergelegenheid. Het voorziet ook in het vernieuwen van het Raadhuisplein. Voor deze ontwikkelingen is door de raad op 20 september 2018 de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving vastgesteld (2018.0032500). Het investeringsproject voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis is nauw verbonden aan de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving.

Op 14 mei 2020 is door de raad besloten het in 2018 geautoriseerde krediet van € 4,0 miljoen voor het Huis van de Haarlemmermeer (2018.0032500) in te zetten voor het opnieuw vormgegeven van het project gemeentehuis (2020.0000976). De totaal geraamde stichtingskosten zijn toen vastgesteld op € 57,5 miljoen. Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad met het vaststellen van het Programma van Eisen een aanvullend krediet geautoriseerd van € 3,6 miljoen voor de voorbereiding tot en met de ontwerpfase (2020.0002958). Op 24 juni 2021 is voor de sloop van het huidige raadhuis besloten een krediet van € 0,8 miljoen te autoriseren (2021.0001089). De hierboven genoemde kredieten zijn gevoteerd voor zowel het nieuwe gemeentehuis als voor de sloop van het raadhuis. Daarnaast wordt voor de sloop van het raadhuis € 1,2 miljoen bijgedragen uit de grondexploitatie Raadhuisplein en omgeving (2018.0032500).

Voor de tijdelijke huisvesting bleek een noodstroomaggregaat noodzakelijk om bij calamiteiten de gemeentelijke organisatie/ ondersteuning in stand te houden. Dit aggregaat gaan wij ook voor het nieuwe gemeentehuis gebruiken. In de ramingen van het nieuwe gemeentehuis is hiermee al rekening gehouden. In de Voorjaarsrapportage 2022 is hiervoor € 335.000 aan krediet beschikbaar gesteld (2022.0001024).

Het investeringskrediet voor het vernieuwen van de huisvesting wordt aan de raad aangeboden zodra er een architectenbegroting is opgesteld. Hierbij zijn de geraamde exploitatielasten conform de ombuigingsvoorstellen (2020) leidend.

Actuele ontwikkelingen

Totstandkoming nieuw gemeentehuis

Begin 2022 is het project van de Definitiefase overgegaan naar de Ontwerpfase. Architectenbureau Cepezed werkt in de Ontwerpfase samen met een aantal adviseurs (onder andere installaties, constructief), het ontwerp uit naar een Voorlopig Ontwerp (VO) en vervolgens een Definitief Ontwerp (DO). Ondertussen werken wij aan het bestemmingsplan wat het nieuwe gebouw mogelijk moet maken. De volgende stap is het vaststellen van een Ontwerp bestemmingsplan.

Bij het opstellen van het VO ligt de nadruk op de ruimtelijke, technische en duurzame inpassingen binnen een totaalontwerp. Een goede flexibele basisstructuur wordt gevormd waarin de diverse processen van de gemeente goed kunnen worden ingevoegd en waarbij de omvang van de ingrepen inzichtelijk is. Op basis van het VO worden zowel de investeringskostenraming als de exploitatiekostenraming geactualiseerd. Het Voorlopig ontwerp van het gemeentehuis is eind september 2022 afgerond met de daarbij behorende financiële ramingen. De prijsstijgingen in de bouw oplopend van generieke percentage 16% tot voor specifieke onderdelen (staal, beton, en installatie) tot 30% hebben ook significante invloed op de te verwachten investeringssom van het gemeentehuis. Deze zaken worden nu beoordeeld en zullen aan de gemeenteraad worden voorgelegd ter besluitvorming in januari 2023.

Om te komen tot het DO wordt het gebouwontwerp verder fijn geslepen, de nadruk ligt dan meer op de techniek. Een verdiepingsslag op detailniveau wordt bereikt door met gebruikers in te zoomen op deelelementen. Met het beschikbare krediet zetten wij de planvorming tot en met het DO voort. We starten met het opstellen van het DO in het laatste kwartaal 2022.

Sloop raadhuis

Eind 2021 is het bestek voor de sloop van het huidige raadhuis aanbesteed. Vervolgens is in januari 2022 de opdracht verstrekt aan aannemer Vlasman om de sloop uit te voeren. Nadat het gebouw medio mei 2022 geheel buiten gebruik is gesteld is een zogenaamd destructief onderzoek uitgevoerd op de aanwezigheid van het asbest. Uit dit onderzoek blijkt dat er meer asbest aanwezig is dan men op basis van eerder uitgevoerde onderzoeken heeft kunnen vaststellen.

Medio juli dit jaar is vervolgens gestart met de sloop van het gebouw. Tijdens het slopen van de gebouwdelen blijkt inderdaad dat de hoeveelheid asbest aanzienlijk meer is dan verwacht. Op diverse locaties wordt zelfs nóg meer asbest aangetroffen dan men op basis het destructieve asbestonderzoek heeft kunnen vaststellen. Op dit moment betreft het aandeel van asbestverwijderen in de totale kosten 54%. Dit tegenover de 38% die eerder opgenomen was in de ramingen. Verwacht wordt wel dat de sloop van het gebouw conform planning eind 2023 is afgerond.

Bovenstaande betekent dat het huidige budget voor voorbereiding, toezicht en administratie (VTA) én uitvoering onvoldoende is om de sloop van het raadhuis tot een goed einde te brengen. Aanvullend krediet ten bedrage van € 1,065 miljoen om de sloop van het Raadhuis te kunnen realiseren is daarom noodzakelijk.

De sloopkosten worden voor 57% gedekt uit het krediet voor de realisatie van het gemeentehuis en voor 43% uit de grondexploitatie Raadhuisplein en omgeving in plaats van de eerdere aanname van 50%/50%. De verdeling is gebaseerd op de verdeling van het oppervlak grond dat beschikbaar komt voor beide projecten door de sloop. Door deze verandering in percentuele verdeling zal ook de bijdrage uit de twee projecten aangepast moeten worden. Van de extra uitgaven van € 0,9 miljoen is naast de extra uitgaven voor asbest sanering een bedrag van circa € 0,08 miljoen het gevolg van vertragingen van de sloop van het raadhuis als gevolg van de coronacrisis. Voor bovengenoemde extra kosten vragen we € 854.000 extra krediet aan. De overige € 211.000 zal gedekt worden door de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving.

Kansen en risico’s

Totstandkoming nieuw gemeentehuis

In deze fase richten wij ons vooral op de volgende risico’s:

1. vertraging doordat ruimtelijke procedures langer duren door bezwaren en daaruit voorkomende extra aanvullende onderzoeken. Als gevolg van de vertraging zijn er extra kosten voor de VTA en de juridische ondersteuning. De vertraging veroorzaakt een latere start van de bouw met daardoor hogere bouwkosten, hogere rentelasten over de al gedane investeringen alsmede het langer huren van de tijdelijke huisvesting. Om dit risico te beperken gaan wij tijdig in gesprek met de belanghebbenden;

2. de prijsstijgingen in de bouw zijn op dit moment aanzienlijk en vele malen hoger dan er in 2020 was voorzien. Het Voorlopig Ontwerp wordt doorgerekend door een kostendeskundige om de mate van de prijsstijging te bepalen en de effecten daarvan op de investeringssom. Met de architect en de adviseurs zal de uitkomst worden besproken of er keuze mogelijkheden zijn zonder de essentie en de gevraagde kwaliteit van het gemeentehuis aan te passen;

3. de locatie van de kelder van het oude raadhuis sluit niet meer aan op de nieuwe locatie van het gemeentehuis en komt voor een groot deel onder het openbare maaiveld te liggen. Ook blijkt het technisch lastig en duur om de bestaande fundering van de kelder te gebruiken als fundering voor het nieuwe gemeentehuis, waardoor het behouden van de kelder wordt heroverwogen. Het (deels) slopen van de kelder kan leiden tot aanvullende kosten en vertraging.

De stand van zaken van deze risico’s en de effecten hiervan worden meegenomen in het raadsvoorstel voor het Voorlopig Ontwerp (VO) dat in januari 2023 aan de gemeenteraad ter besluitvorming wordt aangeboden.

Sloop raadhuis

Bij het slopen van de verschillende gebouwdelen wordt het asbest dat in de constructie is opgenomen stapsgewijs gesaneerd. Dit betekent dat op pas op het moment van het daadwerkelijke slopen de werkelijke hoeveelheid te saneren asbest zichtbaar wordt. Hierdoor kunnen er forse afwijkingen ontstaan tussen de theoretisch ingeschatte hoeveelheid en de werkelijke aangetroffen hoeveelheid. Het risico blijft daarom bestaan dat de kosten voor onder andere het saneren van asbest en bijkomende VTA kosten hoger kunnen uitvallen.

Gevraagde beslissingen

1. In te stemmen met de bijstelling van de ramingen volgens de onderstaande tabel.

2. Een aanvullend krediet van € 854.000 te autoriseren voor de sloop van het raadhuis en dit vrij te geven in 2023.