Algemene informatie

Projectomschrijving

Het voormalige raadhuis was sterk verouderd en verkeerde in slechte fysieke en technische conditie. Het gebouw belemmerde door zijn bijzondere structuur een efficiënt ruimtegebruik, de werkplekbezetting was gemiddeld laag en de onderhoudskosten en het energieverbruik waren fors.

Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer, zelf gefinancierd en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp. Om onze organisatie en diensten te laten functioneren gedurende de sloop, het ontwerp en de nieuwbouw van het gemeentehuis, hebben wij tijdelijke huisvesting betrokken. We hebben op Beukenhorst een beschikbare kantoorruimte gevonden die een functionele en een kostenefficiënte oplossing van de huisvestingsvraag mogelijk maakt. Daarnaast hebben wij de bestaande locatie Polderlanden functioneel aangepast voor de tijdelijke huisvesting.

De totale huisvestingslasten voor de eenmalige investeringskosten en de exploitatiekosten voor de tijdelijke huisvesting waren in de Voorjaarsrapportage 2021 begroot op € 21.886.000 en worden gedekt uit de beschikbare huisvestingsbudgetten. Tot en met 2025 is er een aanvullend huisvestingsbudget van € 4.229.000, wat gedekt wordt uit de Algemene dekkingsreserve (ADR) (2020.0000976 en 2021.0001089). Hierbij gaan wij uit van een oplevering van het nieuwe gemeentehuis medio 2026.

De gehuurde kantoorlocaties Beukenhorst en De Polderlanden zijn verbouwd om de organisatie, de raad en andere publieksfuncties te kunnen huisvesten. In juni 2021 is € 2.327.000 krediet verleend (2021.0001089). In juni 2022 is in de Voorjaarsrapportage € 816.000 aanvullend krediet verleend (2024.0001024). De investering wordt in drie jaar afgeschreven ten laste van de tijdelijke huisvestingslasten. De afschrijving start in 2023, omdat de locaties in 2022 in gebruik zijn genomen.

Actuele ontwikkelingen

Voor de tijdelijke huisvesting van de gemeentelijke organisatie heeft de gemeente in 2021 een (onder)huurovereenkomst gesloten voor het gebouw aan Taurusavenue 100 en Scorpius 201 in Hoofddorp. Deze locatie heeft op logistieke en financiële uitgangspunten de voorkeur gekregen ten opzichte van het gebouw aan de Taurusavenue 155 (Fluor) welke eerder in beeld was voor de tijdelijke huisvesting.

De (onder)huurovereenkomst met de huidige huurder eindigt in april 2025, omdat dan ook hun eigen overeenkomst met de eigenaar afloopt. Daarom zijn op dit moment al gesprekken gestart met de eigenaar om de rechtstreekse huurovereenkomst af te sluiten waarmee het verblijf verzekerd is tot en met de oplevering van het nieuwe gemeentehuis medio 2026.

Afgelopen april is locatie Beukenhorst opgeleverd en in mei is locatie Polderlanden opgeleverd. De gemeentelijke organisatie heeft deze tijdelijke huisvestingslocaties in gebruik genomen waarna het raadhuis leeg is opgeleverd aan de sloopaannemer.

Na het in gebruik nemen van beide locaties zijn de laatste werkzaamheden uitgevoerd. Zo is een noodstroomvoorziening gerealiseerd, een slim oplaadsysteem voor bedrijfsvoertuigen geïnstalleerd en zijn een aantal zaken verbeterd en geoptimaliseerd ten aanzien van interne akoestiek van het gebouw. De afscheiding (de beveiliging) tussen het openbare deel en het besloten gemeentelijke deel, alsmede de inpassing van de raadszaal zijn uiteindelijk duurder geworden dan was voorzien. Daarnaast is in alle ramingen steeds uitgegaan van de kosten exclusief BTW. Dit was niet juist. Van de 21% btw is een klein deel van 0,84% BTW niet verrekenbaar.

Inmiddels zijn deze werkzaamheden ook afgerond en is ook de verhuizing geheel gereed. Wel hebben de aanvullende maatregelen voor akoestiek, beveiliging, de raadzaal en de niet verrekenbare BTW geleid tot een overschrijding van het bestaande krediet waardoor alsnog een extra krediet nodig is van € 90.000.

Na de in gebruik name bleek dat er nog enkele restpunten waren en op sommige punten in het gebouw nog nazorg nodig was om het gebouw beter af te stemmen op het werkelijke gebruik. Ook de afscheiding/beveiliging tussen het openbare deel en besloten gemeentelijke deel vergt nog aandacht. De nazorg periode loopt door tot eind 2022 en mogelijk begin 2023 waarbij de kosten kunnen oplopen tot circa € 150.000. Er is voor gekozen het krediet in de tweede helft van 2022 af te sluiten en deze in 2023, 2024 en 2025 af te schrijven ten laste van het huisvestingsbudget. De nazorg kosten worden direct ten laste van het huisvestingsbudget van 2022 gebracht. Hierin is naar verwachting ruimte om deze kosten te kunnen dekken.

Een beperkt deel van de investering kan gezien worden als een stukje achterstallig onderhoud en of als een waarde vermeerdering/toekomstbestendig maken van het gebouw. Deze aspecten worden meegenomen in de onderhandelingen met de eigenaar over de verlenging van de huurperiode in 2025 tot de oplevering van het nieuwe gemeentehuis.

In de tweede helft van 2022 sluiten wij het project ook administratief. Dit is daarmee de laatste rapportage over de tijdelijke huisvesting in het MPI.

Met de eigenaar van de Taurusavenue 155 (Fluor) is een geschil over de afwikkeling van de letter of intent voor het onderzoek naar mogelijke huisvesting van de gemeente in hun gebouw. De eigenaar claimt bij de gemeente een vergoeding omdat zij vindt dat de gemeente van de afspraken in de letter of intent is afgeweken. Wij stellen dat wij ons aan de afspraken gehouden hebben. We zijn ver gevorderd in het sluiten van een vaststellingsovereenkomst met de eigenaar waardoor dit geschil wordt opgelost. Voor dit risico is in de Voorjaarsrapportage 2022 al een bedrag opgenomen van € 220.000.

Kansen en risico’s

Aangezien het project nog slechts administratief gesloten dient te worden zijn er geen kansen en risico’s meer te melden.

Gevraagde beslissingen

1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een extra krediet van € 90.000.

2. Dit te dekken binnen de bestaande huisvestingslasten en een uitname uit de Algemene Dekkingsreserve zoals verwoord in de Voorjaarsrapportage 2022.