Algemene informatie

Projectomschrijving

Het huidige raadhuis is sterk verouderd en verkeert in slechte fysieke en technische conditie. Het gebouw belemmert door zijn bijzondere structuur een efficiënt ruimtegebruik, de werkplekbezetting is gemiddeld laag en de onderhoudskosten en het energieverbruik zijn fors.

Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer, zelf gefinancierd en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp. Om onze organisatie en diensten te laten functioneren gedurende de sloop en nieuwbouw van het gemeentehuis, is het noodzakelijk tijdelijke huisvesting te betrekken of te realiseren. Voor de tijdelijke huisvesting zijn we op zoek gegaan naar nieuwe kantoorruimte en hebben we gekozen voor een kostenefficiënte oplossing van de huisvestingsvraag.

De totale huisvestingslasten voor de eenmalige kosten en de tijdelijke huisvesting bedragen waren in de Voorjaarsrapportage 2021 begroot op € 21.886.000 en worden gedekt uit de beschikbare huisvestingsbudgetten. Tot en met 2025 is er een totale overschrijding van de huisvestingsbudgetten van € 4.179.000. Deze overschrijding wordt gedekt uit de Algemene dekkingsreserve (ADR) (2020.0000976 en 2021.0001089). Deze opzet ging uit van een oplevering van het nieuwe gemeentehuis in 2025. Op dit moment wordt uitgegaan van een oplevering van één jaar later: in 2026. Deze verlenging kan worden opgevangen binnen de bestaande dekking in de ADR. Het effect van deze wijziging voor 2021 wordt in de Najaarsrapportage 2021 verwerkt. De uiteindelijke verwerking wordt gedaan in de Voorjaarrapportage 2022.

Het te huren kantoor en het bestaande poldergebouw moeten verbouwd worden om de raad en andere publieksfuncties te kunnen huisvesten. Daarnaast worden de kantoren aangepast aan het nieuwe werken. De totale investering is begroot op € 2.327.000. Dit krediet is in juni 2021 verleend (2021.0001089). Deze uitgaven worden met name in 2021 en voor een klein deel in 2022 gedaan. Deze investering wordt in vier jaar afgeschreven en is opgenomen in de eenmalige kosten van de tijdelijke huisvestingslasten. De afschrijving start in 2022, omdat de gebouwen in 2021 in gebruik worden genomen.

Figuur 27 

Actuele ontwikkelingen

Bij het raadsvoorstel in juni 2021 werd nog uitgegaan van het huren van een deel van het Fluorgebouw in Beukenhorst Zuid. Kort daarop is een scherpe aanbieding voor het kantoorgebouw van DURA-Vermeer ontvangen. Na onderhandeling is uiteindelijk gekozen voor het DURA-Vermeer gebouw. De besparing op de huisvestingslasten is gereserveerd voor de rentekosten van de investering in het nieuwe Gemeentehuis tijdens de bouwfase. Deze wijziging zal worden verwerkt in de Voorjaarsrapportage 2022. De effecten voor 2021 zijn beperkt en worden verwerkt in de Najaarsrapportage 2021.

Met de keuze voor het DURA-Vermeer gebouw zijn de verbouwingskosten circa 15% lager. Dit is echter nog niet onderbouwd met ramingen. Gezien de onzekerheid van deze investering is dit deel van de raming doorgeschoven naar 2022.

Kansen en risico’s

Het grootste risico is niet financieel maar planning-technisch. Er bestaat de mogelijkheid dat door de krappe plannen de verhuizing deels doorschuift van eind 2021 naar het eerste kwartaal van 2022. De hieruit voortkomende kosten zijn relatief beperkt maar vormen wel een uitdaging. Of dit risico optreedt zal in september of oktober 2021 duidelijk worden.

Gevraagde beslissingen

1. In te stemmen met de bijstelling van de raming volgens onderstaande tabel.