Gemeentehuis

Algemene informatie

Raadsbesluit

Rv 2018.0030246/ Rv 2018.0032500/ Rv 2020.0002958/
Rv 2021.0001089/ Rv 2020.0000976/ Rv 2022.001024/
Rv 2022.0002244/ Rv 2022.0002621/ Rv 7735887

Geautoriseerd krediet

€ 10.546.000

Nog te autoriseren krediet

€ 59.454.000

In raadsvoorstel Definitief ontwerp nieuw gemeentehuis (8325757) voorgestelde verhoging

€ 5.000.000

Programma

Overhead

Verantwoordelijk portefeuillehouder

Charlotte van der Meij

Einddatum project

2027

Projectomschrijving

Op 14 mei 2020 is het raadsvoorstel Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting (2020.0000976) vastgesteld. Het nieuwe voorstel gaat uit van één gebouw aan het Raadhuisplein op de plek van het voormalige raadhuis. Het wordt een geheel nieuw gebouw, wat we zelf laten bouwen en in eigen beheer nemen. Het nieuwe gemeentehuis biedt één plek waar inwoners en ondernemers, de gemeenteraad, het college van B&W en ambtenaren elkaar ontmoeten. Het is (multi-) functioneel en een toegankelijke plek om te verblijven en te werken. Het past binnen de cultuurhistorische waarden van Haarlemmermeer en wordt een herkenbaar gebouw in het bruisende stadscentrum van Hoofddorp.

Figuur 20 

De gemeentelijke huisvesting wordt vernieuwd omdat het voormalige raadhuis aan het Raadhuisplein aan het eind van zijn technische levensduur was. Het voormalige raadhuis voldeed niet aan de huidige duurzaamheidseisen. Hiernaast kende het voormalige raadhuis een zeer inefficiënte ruimtelijke en functionele structuur, die niet aansloot op de huidige gebruikseisen voor een plek om (samen) te werken aan de gemeentelijke ambities. De sloop van het voormalige raadhuis is vrijwel gereed.

Het project Nieuw gemeentehuis valt binnen de kaders zoals omschreven in het ‘Stedenbouwkundig kader (actualisatie) Raadhuisplein en omgeving’ (2020.0003009). Dit plan voorziet in de herontwikkeling van de gemeentelijke huisvesting, in combinatie met het realiseren van woningbouw, voorzieningen en (openbare) parkeergelegenheid. Het voorziet ook in het vernieuwen van het Raadhuisplein. Voor deze ontwikkelingen is door de raad op 20 september 2018 de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving vastgesteld (2018.0032500). Het investeringsproject voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis is nauw verbonden aan de grondexploitatie Raadhuisplein en Omgeving.

Op basis van het voorlopig ontwerp voor het nieuwe gemeentehuis is doorgerekend wat de nieuwbouw gaat kosten. Op basis van het voorlopig ontwerp zijn de investeringskosten op aansturen van de raad geraamd op € 70,0 miljoen. In 2020 werd uitgegaan van € 57,5 miljoen.

Actuele ontwikkelingen

Op dit moment wordt het definitief ontwerp (DO) van het nieuwe gemeentehuis afgerond. In het DO is een verdiepingsslag op detailniveau gemaakt, door samen met gebruikers en experts in te zoomen op gebouwonderdelen zoals de ontvangsthal, de raadzaal en de kantooromgeving. Er zijn materiaalkeuzes gemaakt en details verder uitgewerkt. Daarnaast zijn de inhoudelijke amendementen en de motie van de raad op het voorlopig ontwerp (2022.0002621) verwerkt, zoals het ontwerpen van een alternatief voor de daktuin en dakzaal.

De kredietaanvraag voor het nieuwe gemeentehuis komt bij de volgende, laatste fase van het ontwerp: het technisch ontwerp. We willen de raad nu al wel inzicht bieden in de tussentijdse raming van de kosten. We zijn inmiddels meer dan een jaar verder ten opzichte van de raming voor het voorlopig ontwerp (juli 2022). Sindsdien zijn de bouw-, materiaal- en loonkosten met circa 5% gestegen. Ook is in de afgelopen maanden duidelijk geworden dat we met extra doorlooptijd van het voorbereidingsproces te maken hebben: het gemeentehuis wordt later gebouwd en opgeleverd dan bij de raming van het voorlopig ontwerp gedacht. Dit is te verklaren door het moeten verleggen van kabels en leidingen in het stadscentrumgebied van Hoofddorp. Daarvoor moet de kelder onder het voormalige Raadhuis grotendeels gesloopt worden (Nota van B&W, 7398237). Verder was er meer tijd en capaciteit nodig voor het bestuurlijke besluitvormingsproces voor het voorlopig ontwerp en het verwerken van de amendementen en motie van de raad (2022.0002621). Door de extra doorlooptijd zijn de ontwerpkosten en de voorbereidings-, toezicht- en administratiekosten (VTA) toegenomen.
De investeringskostenraming voor het DO komt als gevolg van prijsstijgingen sinds juli 2022 en de extra doorlooptijd uit op € 75 miljoen. Dit sluit niet aan bij het amendement van de raad om de investeringskostenraming aan te passen tot € 70 miljoen (2022.0002621). De afgelopen maanden is intensief gezocht naar mogelijkheden om de bouw- en investeringskosten terug te brengen. Deze ombuiging kan echter niet worden gerealiseerd door alleen te versoberen op materialen en afwerking. De bouwkosten kunnen alleen naar beneden gebracht worden als we fundamentele eisen uit het programma van eisen (2020.0000976) zouden schrappen. In dat geval tornen we aan de eisen op het gebied van duurzaamheid, mogelijkheden tot groei en uitbreiding, publieksdienstverlening, een goed werkklimaat (akoestisch en thermisch) en identiteit. Ook zouden we dan geen gemeentehuis bouwen, maar een gewoon kantoorgebouw. Omdat wij dit niet realistisch en bovenal niet wenselijk achten, wordt de raad in raadsvoorstel Definitief ontwerp nieuw gemeentehuis (8325757) gevraagd in te stemmen met het DO en het verhogen van de investeringsraming met € 5 miljoen. De kapitaallasten van een deel van deze verhoging (namelijk € 2,39 miljoen) kunnen worden gedekt vanuit de stelpost ‘indexatie investeringen’. Voor een verdere toelichting wordt verwezen naar de tekst van het raadsvoorstel.

De sloop van de bovenbouw is nagenoeg gereed. Het betonpuin dat is vrijgekomen is deels gebruikt voor de aanleg van de bouwweg welke nodig is voor de sloop van de kelder en de nieuwbouw. De sloop van de kelder zal ook door aannemer Vlasman worden uitgevoerd. Als het gaat om de overlast tot nu toe zijn er helaas toch enkele klachten binnengekomen. Deze gaan vooral over stofoverlast en over het uitzicht over het sloop- of bouwterrein. De aannemer heeft hierop de nodige acties ondernomen.

Nu moet de bestaande kelder onder het voormalige raadhuis worden gesloopt. Daarover is de raad geïnformeerd op 14 maart 2023. De kelder moet weg vanwege de voorgenomen herinrichting van het stadscentrum Hoofddorp. Het is noodzakelijk gebleken om de bestaande ondergrondse infrastructuur van kabels en leidingen te verleggen naar een andere locatie. Dit nieuwe tracé bevindt zich deels op de locatie waar nu nog de kelder van het voormalige raadhuis zit. Om het tracé aan te kunnen leggen moet daarom een groot deel van de kelder worden gesloopt. Via de Voorjaarsrapportage 2023 heeft de raad ingestemd met het hiervoor benodigde krediet ter hoogte van € 1,3 miljoen. Uiteraard zullen de opdrachten voor de sloop en de bijbehorende werkzaamheden uitwijzen wat de exacte totale kosten zijn. Het streven is om de sloop van de kelder vanaf begin oktober te starten.

Kansen en risico’s

In de voorbereidingen voor het nieuwe gemeentehuis vindt periodiek een inventarisatie plaats van risico’s en kansen. De actuele inventarisatie is die van april 2023. Het totaalbedrag aan risico’s (ongewogen) is bijna € 25 miljoen. Het gemiddelde risico van optreden is 10%. Daarmee is op dit moment een actueel projectrisico aanwezig van € 2,5 miljoen. Dit bedrag is een risicobedrag en maakt als zodanig geen deel uit van de geraamde investeringskosten. De belangrijkste risico’s op dit moment zijn:

  • Mislukte aanbesteding voor een bouwaannemer.

  • De aannemer van de bouw van het nieuwe gemeentehuis gaat failliet.

  • (Verdere) vertraging van de start van de bouw van het nieuw gemeentehuis.

  • Marktontwikkelingen en als gevolg daarvan prijsstijgingen (die hoger blijken te zijn dan op dit moment geschat).

De complexiteit van de procedures en de sloopwerkzaamheden is fors en brengt dus ook risico's met zich mee. Denk aan het risico dat de werkwijze gedurende de sloop op aspecten aangepast moet worden. Wanneer dergelijke risico's zich voordoen, leiden zij tot een langere voorbereidings- en uitvoeringstijd en hogere kosten.

In het raadsvoorstel over het voorlopig ontwerp hebben wij u gemeld dat de kelder onder het voormalige raadhuis niet meer gebruikt kan worden. Dat betekent ook dat de beoogde fietsenstalling niet in de kelder kan worden gerealiseerd. Medewerkers en raadsleden kunnen hun fiets in een compacte inpandige stalling in het nieuwe gemeentehuis kwijt. Vanwege onze gemeentelijke ambities op het gebied van mobiliteit onderzoeken we in overleg met het programma Stadscentrum Hoofddorp of we voor het fietsparkeren van medewerkers en raadsleden in de nabijheid van het gemeentehuis aanvullende plekken kunnen realiseren.

In het programma van eisen worden eisen op het gebied van beveiliging geformuleerd die in lijn zijn met de beveiliging van het voormalige raadhuis. Op basis daarvan zijn de beveiligingszones en -voorzieningen voor het nieuwe gemeentehuis bepaald. Wij hebben een onafhankelijk adviesbureau gevraagd hierin mee te kijken. Een besluit over eventuele aanvullende voorzieningen wordt in de fase van het technisch ontwerp voorgelegd.

In de fase van het definitief ontwerp is onderzoek gedaan naar de gewenste wijze van aanbesteden. Op basis van de resultaten van een marktconsultatie en expertpanelgesprek is de keuze gemaakt voor een zogenoemde ‘build & maintain’ aanbesteding. Hierbij wordt in de aanbesteding zowel de bouw van het nieuwe gemeentehuis als het beheer en onderhoud van de technische installaties voor een langere tijd (dan de gebruikelijke inregelperiode) bij de aannemer/installateur gelegd. Gezien de hoogte van de bouwkostenraming zal een Europese aanbesteding moeten plaatsvinden.

Tot slot hebben wij op 27 juni 2023 besloten een collectieve warmte- en koudeopslag (WKO) te maken voor een aantal nieuwe gebouwen op en rondom het Raadhuisplein, waaronder het nieuwe gemeentehuis (7895123). Het definitieve ontwerp van het WKO-systeem wordt op dit moment opgesteld. De centrale basisvoorziening van het WKO-systeem is voorzien op de begane grond van het nieuwe gemeentehuis. Zodra het casco van het nieuwe gemeentehuis gereed is, kunnen de centrale voorzieningen van de WKO worden gerealiseerd in het gebouw en kan het systeem worden aangesloten op de andere ontwikkelingen. Logischerwijs moet het gemeentehuis daarmee als eerste ontwikkeling gereed zijn, dan wel uiterlijk tegelijkertijd met de andere ontwikkelingen. Als de ontwikkelingen niet tegelijkertijd klaar zijn met het gemeentehuis, dan zal het WKO-systeem vooralsnog zelfstandig functioneren. Met behulp van technische voorzieningen moet het systeem in balans gebracht worden. Dat brengt risico’s voor de bedrijfszekerheid en het comfort in het nieuwe gemeentehuis met zich mee. Het is technisch oplosbaar en beheersbaar, maar het is een belangrijk aandachtspunt.

Gevraagde beslissingen

Geen.

Tabel 26 

Gemeentehuis

Realisatie t/m 2022

Raming 2023

Raming 2024

Raming 2025

Raming 2026

Raming 2027 e.v.

Totaal

Realisatie 2023

Realisatie % 2023

Realisatie % totaal

(bedragen x € 1.000)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7=1 t/m 6)

(8)

(9=8/2)

(10= (1+8) /7)

Investering

4.919

3.204

4.710

23.670

23.530

9.968

70.000

2.238

70%

10%

Saldo investering

4.919

3.204

4.710

23.670

23.530

9.968

70.000

2.238

Bijstellingen

Investering

-

-

-

-

-

-

-

Bijdrage derden

-

-

-

-

-

-

-

Dekking reserve

-

-

-

-

-

-

-

Saldo bijstelling

-

-

-

-

-

-

-

Saldo investering

4.919

3.204

4.710

23.670

23.530

9.968

70.000